Belegdefinition - Einfügen

Mandant / Einstellungen / Belegdefinition (Schalter Einfügen bzw. Bearbeiten)

Die über die Belegdefinition angelegten Belege werden hier genauer definiert.

Menü

  • Belegtyp
    Mit der Auswahl eines Buchstaben bzw. einer Ziffer zwischen 0-9 wird der Beleg eindeutig klassifiziert und dem Programm die Zuordnung ermöglicht. Der Belegtyp muss eindeutig sein, d.h. es ist keine doppelte Vergabe der Buchstaben/Ziffern möglich. So wird z.B. jeder Rechnung der Belegtyp "R" zugewiesen und die Daten in einer Datenbank auch unter dem Belegtyp "R" gespeichert. Der/die nächst freie Buchstabe/Ziffer für den Belegtyp wird vom Programm vorgeschlagen.
  • Belegtyp verstecken
    Mit Setzen der Option wird dieser Beleg nicht mehr im Menü Belege angezeigt, nicht in Auswertungen angeboten und steht auch bei der Belegübergabe nicht mehr zur Verfügung.
  • Menüeintrag
    Hier können Sie Ihrem neuen Beleg einen Namen zuweisen, unter dem Sie ihn dann im Belegmenü finden. 
    Setzt man vor einen Buchstaben das Zeichen "&" , kann man durch Betätigung dieses Buchstabens den Beleg aufrufen.
    Besonderheit Kaufmanns-UND ("&", engl. Ampersand): Wenn ein "&" angezeigt werden soll, ist noch ein zweites einzugeben: "&&".
  • Schalterbild
    Laden oder entfernen Sie über die entsprechenden Schalter eine Bilddatei zur Anzeige als Symbol in der Menüleiste. Wird kein eigenes Bild eingefügt, wird das Standardicon geladen. In den Programmeinstellungen können Sie hierzu aus zwei Varianten wählen, der klassischen, d.h. schräge Symbole ohne Beschriftung, oder der aufrechten Symbole mit Beschriftung des Belegkürzels.
    Die Größe der verwendeten Icons beträgt 32*32 Pixel (die der kleinen Schalterbilder 16*16 Pixel). Wird ein größeres/kleineres Bild verwendet, wird skaliert, wobei das Seitenverhältnis beibehalten wird.
  • Tastenkürzel
    Mit Hilfe der hier eingegebenen Buchstaben, Zeichen oder Tastenkombinationen können Sie den Beleg im Hauptmenü starten.
  • Nachfolgebeleg
    Der Nachfolgebeleg wird vom Programm automatisch bestimmt. Es wird immer der Beleg sein, der zum Zeitpunkt des Einfügens markiert ist.

Positionstexte

  • automatisch anpassen - generiert automatisch die fortlaufende Belegung im Feld "Position" anhand der festgelegten Startwerte mit Zahlen und/oder Buchstaben. Beim Verschieben oder Löschen von Positionen wird ebenfalls automatisch neu durchnummeriert.
  • Positionstexte Startwert je Ebene - legt fest, welche Bezeichnungen die einzelnen Unterpositionen im Beleg haben.
  • Beispiel 1,1,1,1 ergibt folgendes Muster:
    1.
    2.
    2.1.
    3.
    3.1.1.

    Beispiel 1,a ergibt:
    1.
    2.
    2.a.
    2.b.

    Gültig sind alphanumerische Werte.
     

Zuordnung

  • Adresstyp
    Es kann unter Kunden-, Interessenten- und Lieferantenadressen gewählt werden, wobei sich die Auswahlmöglichkeit beim Einfügen jeweils nach der Position innerhalb der Belegkette richtet. So kann bspw. innerhalb der Ausgangsbelege nicht der Adresstyp "Lieferant" verwendet werden.
  • Umsatz
    Mit diesem Feld legen Sie fest, ob die Werte aus den Belegen in die Umsatzstatistiken Einkauf bzw. Verkauf einfließen.
    Soll der Beleg nicht in die Finanzbuchhaltung exportiert werden, bspw. eine Proforma-Rechnung, wählen Sie hier "kein".
  • Lageraktion
    Hier legen Sie fest, welche Lageraktionen durch den Beleg ausgelöst werden sollen.
    Anhand der gewählten Lageraktion wird vom Programm entschieden und angezeigt, ob negative Mengeneingaben zulässig sind.
    Bspw. ist das für die Lageraktion "Packen" nicht zulässig.
  • Auswertung
    Zur Verwendung des Belegtyps für Auswertungen können Sie in Abhängigkeit des Adresstyps zwischen Ausgangs- bzw. Eingangsseite wählen. Diese Festlegung ist weiterhin wichtig für die Anzeige des Belegtyps innerhalb der Belegkette. Ist in diesem Feld keine Auswahl erfolgt, werden Sie beim Schließen des Dialogs vom Programm darauf aufmerksam gemacht.
  • Positionswert
    Mit der Auswahl 1 oder -1 bestimmen Sie, ob die Belegwerte in die Statistiken positiv oder negativ einfließen. Die Eingabe -1 legt also fest, dass die Werte trotz positiver Eingaben im Beleg negativ eingerechnet werden.

Druckvorlage

Der Typ wird vom Programm automatisch vorgegeben, die Bezeichnung der Druckvorlage kann frei gewählt werden. Mit diesen Daten wird der Vorlagentyp vom Programm verwaltet.

Optionen

  • Übernahme anzeigen
    Diese Option steuert, ob die Übernahme/Übergabe innerhalb der Belegkette möglich sein soll.
  • Löschabfrage bei vollständiger Übernahme
    Der Beleg wird bei vollständiger Übernahme gelöscht. Diese Option ist allerdings nur zulässig, wenn durch den Belegtyp keine Umsatz- bzw. Lagerbuchungen (packen, ein-, aus- und umlagern) generiert werden.
    Über eine Mandanteneinstellung können Sie wählen, ob hierzu vom Programm eine entsprechende Löschabfrage gestellt wird.
  • Rückstände des Quellbelegs bei Übergabe manuell erledigen
    Der Beleg bzw. die Belegpositionen werden bei nicht vollständiger Übernahme manuell erledigt. Bei Belegübergabe mit der Übernahmeoption "Manuelle Mengenanpassung" kann dies positionsweise festgelegt werden.
  • Bearbeitungstatus verwenden
    Der Belegbearbeitungsstatus soll bspw. verhindern, dass Belege übergeben, übernommen oder in die Fibu exportiert werden  können, obwohl ihre Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist.

Bei der Eingabe bzw. beim Speichern werden die Eingaben auf Plausibilität innerhalb der Belegkette geprüft. Sie erhalten ggf. darüber eine Meldung. Beispielsweise darf ein Belegtyp mit der Lageraktion "Umlagern" nicht auf einen Belegtyp mit der Lageraktion "Packen" folgen und ein Belegtyp für die Verkaufsseite darf nicht das Auswertungskriterium "Eingangsseite" bekommen.

siehe auch: Applikationsmenü / Drucken / Druckvorlagen